Yavru bir kedi ilk aşısı için geldiğinde kliniğin önünde aylar sürecek bir takvim açılır: karma aşının tekrarları, kuduz, iç ve dış parazit uygulamaları, sonra her yıl tekrarlanan rapeller. Bu takvimin her adımı bir ziyarettir. Ama takvimi çoğu zaman yalnız hekimin aklı ve aşı karnesinin arka sayfası taşır. Sahip tarihi unutur, karne çekmecede kalır, hayvan bir sonraki aşısını aylar sonra ya da hiç olmaz.
Unutan sahip değil, sistem
Hayvan sahipleri hayvanlarının aşısını önemsemediği için değil, tarih kendilerine hatırlatılmadığı için gecikir. "Bir ay sonra tekrar gelin" cümlesi muayene odasında net, dört hafta sonra ise silik bir anıdır. Kliniğin kendi tarafında da durum benzerdir: defter ya da tablo tutulsa bile her sabah bakılmadıkça hatırlatma yapılmaz.
Çözüm, aşı takvimini bir kişinin hatırlamasına değil, aşı kaydının kendisine bağlamaktır. Bir aşı yapıldığı anda bir sonraki tarihi doğmalı, o tarih yaklaşınca mesaj kendiliğinden gitmeli, gecikirse birinin önüne arama görevi düşmelidir.
Takvim aşı kaydından doğmalı
- Protokol uygulayın. Yavru kedi, yavru köpek ve yetişkin yıllık gibi protokoller hayvana uygulandığında bütün adımlar takvime yazılır. Doğum tarihi bilinmiyorsa takvim bugünden başlar.
- Her uygulama bir sonrakini önersin. Aşı tanımındaki rapel günü sonraki tarihi önerir; hekim değiştirebilir. Yapılan aşı bekleyen takvim satırını kapatır, yenisini açar.
- Başka klinikte yapılan aşıyı da girin. Taşınan ya da tatilde aşılanan hayvanın aşısı "dışarıda yapılmış" olarak karneye girilmezse takvim yanlış hatırlatır.
- Vefat ve kayıpta takvimi kapatın. Hayvanı ölmüş bir sahibe aşı hatırlatması göndermek, kliniğin en kırıcı hatalarından biridir. Hayvan vefat ya da kayıp işaretlendiğinde bekleyen satırlar iptal olmalıdır.
Hatırlatma ne zaman gitmeli?
Tek bir mesaj yetmez, çok fazla mesaj da rahatsız eder. Pratikte iyi çalışan düzen üç adımlıdır:
- Yaklaşıyor: tarihten birkaç gün ile bir hafta önce, randevu almaya zaman bırakacak biçimde. Mesajda hayvanın adı, aşının adı ve tarih bulunsun.
- Randevu öncesi: randevu alındıysa bir gün önce, onay ve iptal bağlantısıyla.
- Gecikti: tarih belirlediğiniz gün sayısı kadar geçtiyse ikinci bir mesaj ve resepsiyona arama görevi. Telefonla aranan sahip, mesajı görmezden gelen sahipten çoğu zaman daha kolay randevu alır.
Aynı hatırlatma aynı kayda iki kez gitmemelidir. İleri tarihli randevusu olan hayvanın sahibine "aşınız gecikti" mesajı gitmesi de güveni zedeler; kural, randevusu olanı atlamalıdır.
Kanal: SMS, WhatsApp, e-posta
Hayvan sahiplerinin çoğu WhatsApp mesajını SMS'ten daha hızlı görür; SMS ise her telefonda çalışır ve internet gerektirmez. E-posta karne PDF'i göndermek için uygundur ama hatırlatma olarak geç okunur. Kanal seçimi sahip bazında yapılabilmeli, mesaj birincil sahibe ve isterse ortak sahibe (eş, aile üyesi, bakıcı) gitmelidir.
Vetikra'da SMS kendi sağlayıcı hesabınızdan (Netgsm, Verimor, İleti Merkezi), WhatsApp kendi WhatsApp Business numaranızdan gider; kontör ücretini doğrudan sağlayıcıya ödersiniz.
Mesaj nasıl yazılmalı?
Kısa, kişisel ve tek eylemli. Örnek:
Merhaba {sahip}, {hasta} için {asi} zamanı geldi: {tarih}. Randevu için bağlantıya dokunabilir ya da bizi arayabilirsiniz: {telefon}. {kurum}
Bu bir bilgilendirme mesajıdır. İçine "bu ay kısırlaştırmada indirim" gibi bir tanıtım eklemek, mesajı ticari iletiye çevirir ve yalnız izni olan sahiplere gönderilebilir hale getirir. Ayrıntı: KVKK ve İYS: hayvan sahibine SMS.
Geri dönüşü ölçün
Hatırlatmanın işe yarayıp yaramadığını tahminle değil, kayıtla görün. Basit bir ölçü: belirli bir dönemde tarihi gelen aşılardan kaçı tarihinden sonraki belirlediğiniz süre içinde yapıldı?
Hesap örneği: Bir ayda tarihi gelen 200 aşı satırından 150'si tarihin ardından 30 gün içinde yapıldıysa geri dönüş oranı 150 / 200 = %75'tir. Kalan 50 satır, geciken aşı listesidir; bu liste resepsiyonun arama listesine dönüşmelidir. Kendi oranınızı ancak kendi kayıtlarınızdan ölçebilirsiniz.
Vetikra'da panoda "bu hafta aşısı olanlar" ve "geciken aşılar" ayrı listededir; geciken aşı raporu Excel'e aktarılır. Lot bazlı aşı raporu ise üretici bir lotu geri çağırdığında o lotun uygulandığı hayvanları ve sahiplerini tek ekranda verir.
Kısa kontrol listesi
- Protokoller tanımlı ve her yeni yavruda uygulanıyor mu?
- Her aşı kaydında sonraki tarih yazılıyor mu?
- Dışarıda yapılan aşılar karneye giriyor mu?
- Vefat eden hayvanların takvimi kapanıyor mu?
- Geciken aşı listesi haftada en az bir kez aranıyor mu?
- Hatırlatma mesajında tanıtım cümlesi var mı? Varsa kaldırın.
Kaynaklar
- Vetikra ürün kararları: aşı takvimi ve geciken aşı (K-45), hatırlatma otomasyonu (K-67), kampanya ve İYS (K-66)
- 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun (bilgilendirme ve ticari ileti ayrımı için genel çerçeve)
Bu yazıdaki sayılar yalnız hesap örneğidir; kendi oranlarınızı Vetikra raporlarından ya da kendi kayıtlarınızdan ölçün.