Eğitmen ücretlendirmesi salonun en hassas konularından biridir. Ay sonunda "o dersi ben verdim", "o PT paketini ben sattım" tartışması hem güveni hem zamanı yer. Çözüm, ücret modelini baştan net yazmak ve hesabı kayıtlardan otomatik çıkarmaktır.
1. Dört temel bileşen
Çoğu salonda eğitmen geliri şu bileşenlerin bir karışımıdır:
- Sabit maaş: bordro konusudur; hakediş hesabının dışında tutulur.
- Ders başı ücret: verilen her grup dersi için sabit tutar. Basittir, eğitmenin ders sayısını ödüllendirir.
- Katılımcı başı ücret: derse katılan her üye için tutar. Eğitmenin dersini doldurmasını ödüllendirir.
- PT ve satış primi: verilen PT seansı için pay ya da sattığı paket için yüzde.
Ders başı ve katılımcı başı ücret birlikte de kullanılabilir: düşük bir sabit ders ücreti artı katılımcı başına küçük bir tutar, hem az kişili derslerde eğitmeni korur hem de dolu dersleri ödüllendirir.
2. Hangi model hangi salona?
| Model | Uygun olduğu durum | Riski |
|---|---|---|
| Ders başı sabit | Program salon tarafından kurulur, kontenjan küçüktür (reformer) | Boş derslerde de aynı maliyet |
| Katılımcı başı | Büyük kontenjanlı grup dersleri (spinning, zumba) | Yeni ya da sabah derslerinde eğitmen geliri düşük kalır |
| Karma (sabit + katılımcı) | Çoğu grup dersi | Hesap biraz daha karmaşık, sistem gerekir |
| PT seans payı | Birebir antrenman | Paket satışıyla seans kullanımı arasındaki zaman farkı |
3. Katılım neye göre sayılır?
Katılımcı başı ücret, yoklamanın doğruluğuna bağlıdır. Rezervasyon sayısına göre ödeme yaparsanız gelmeyen üyelerin de ücretini ödersiniz. Bu nedenle yalnız katıldı olarak işaretlenen üyeler sayılmalı. Turnike ya da check-in ekranı kullanıyorsanız, ders saatinde salona giren rezervasyonlu üyeleri kendiliğinden katıldı saymak yoklama hatasını azaltır.
4. İstisnaları baştan yazın
Tartışmalar istisnalarda çıkar. Şu soruların cevabını sözleşmeye ve sisteme önceden yazın:
- İptal edilen ders: hakediş doğurmaz (Antrenra'da yalnız tamamlanan dersler sayılır).
- Yerine giren eğitmen: dersin hakedişi dersi veren eğitmene yazılır; programda eğitmeni değiştirmek yeterlidir.
- Gelmeyen PT üyesi: seans haktan düştüyse eğitmene ödenir mi? Salonun kararıdır; ama yazılı olmalıdır.
- İade edilen paket: satış primi iadeyle birlikte geri alınır mı?
- Kural değişikliği: yeni oran yalnız ileriye dönük uygulanmalı; geçmiş hakedişler değişmemeli.
5. Örnek bir aylık hesap
Bir eğitmenin bir aylık kayıtları şöyle olsun (tutarlar örnektir):
- Ders başı ücret 400 ₺, katılımcı başı ücret 25 ₺.
- Ay içinde 20 grup dersi tamamlandı, toplam 260 katılım yoklamada işaretlendi; 2 ders iptal edildi.
- PT seansı başına pay 500 ₺; ay içinde 18 PT seansı verildi.
- Sattığı PT paketlerinin toplamı 30.000 ₺, satış primi %5.
| Kalem | Hesap | Tutar |
|---|---|---|
| Ders başı | 20 × 400 ₺ (iptal edilen 2 ders sayılmaz) | 8.000 ₺ |
| Katılımcı başı | 260 × 25 ₺ | 6.500 ₺ |
| PT seansı | 18 × 500 ₺ | 9.000 ₺ |
| Satış primi | 30.000 ₺ × %5 | 1.500 ₺ |
| Toplam hakediş | 25.000 ₺ |
Bu hesabın her satırı bir kayda dayanmalı: hangi ders, hangi gün, kaç katılımcı, hangi PT seansı, hangi satış. Eğitmen ay sonunda yalnız toplamı değil dökümü görebilmelidir.
6. Sistemde nasıl kurulur?
Antrenra'da eğitmen kartına ders başı ücret ve katılımcı başı ücret yazılır; PT ve paket satışı için prim kuralları ayrı bir tabloda tanımlanır (hizmet, paket, eğitmen ve ödeme yöntemine göre yüzde ya da sabit tutar; birden çok kural uyarsa en özel olanı geçer). Dönem sonunda "Hakedişler" raporu tamamlanan dersleri, katılımları, PT seanslarını ve satış primlerini eğitmen eğitmen döker; rapor Excel'e iner.
Hangi planda olduğunu özellikler sayfasında görebilirsiniz.
Örnek tutarlar yalnız hesabı göstermek içindir; ücret, prim ve bordro uygulamaları için mali müşavirinizin görüşünü alın.