Özellikle diş, estetik, saç ekimi ve tüp bebek gibi alanlarda kliniğin geliri, muayeneden sonra sunulan tedavi planına hastanın "evet" demesine bağlıdır. Buna rağmen pek çok kuruluş kaç plan sunduğunu, kaçının kabul edildiğini ve kabul edilmeyenlerin neden reddedildiğini bilmez. Bu yazıda kabul oranını önce doğru tanımlıyor, sonra artırmanın somut yollarını sıralıyoruz.
Kabul oranı: iki ayrı gösterge
Adet bazında kabul oranı = Kabul edilen (tamamen ya da kısmen) planlar ÷ Sunulan planlar
Tutar bazında kabul oranı = Kabul edilen kalemlerin toplamı ÷ Sunulan planların toplamı
İkisi farklı hikâyeler anlatır. Adet oranı yüksek ama tutar oranı düşükse, hastalar planın yalnız ucuz ya da acil kısmını kabul ediyordur. Adet oranı düşük ama tutar oranı yüksekse, az sayıda büyük plan kabul ediliyordur; bu da gelirin birkaç hastaya bağımlı olduğu anlamına gelir.
Hesap örneği: Bir ayda 50 plan sunulmuş, 20'si tamamen, 10'u kısmen kabul edilmiş olsun. Adet oranı 30 ÷ 50 = %60'tır. Sunulan toplam 1.000.000 TL, kabul edilen kalemler 450.000 TL ise tutar oranı %45'tir.
Ölçümü bozan şeyler
- Taslak olarak kalan, hastaya hiç sunulmamış planları paydaya katmak.
- Aynı plana yapılan düzeltmeleri yeni plan saymak; yeni sürüm eskisinin yerini almalıdır.
- Süresi dolmuş planları açık bırakmak.
- Farklı para birimindeki planları toplamak; tutar oranı tek para biriminde (TL karşılığıyla) hesaplanmalıdır.
1. Planı hastanın anlayacağı dilde sunun
Hasta, ağzında hangi dişe ne yapılacağını ya da hangi bölgeye kaç greft ekileceğini hekim kadar anlamaz. İyi bir plan:
- Kalemleri bölge ya da diş numarasıyla, kısa açıklamalarla listeler.
- Seans sayısını ve yaklaşık süreyi gösterir.
- Önceliği belirtir: acil olan, ertelenebilecek olan, isteğe bağlı olan.
- Toplamı, KDV'yi ve ödeme seçeneklerini açıkça yazar.
- Hastanın evde tekrar okuyabileceği bir bağlantı ya da PDF olarak verilir. Muayene odasında sözlü anlatılan plan, eve varmadan unutulur.
2. Kalem kalem kabule izin verin
Hastaya "ya hepsi ya hiçbiri" seçeneği sunmak, çoğu zaman "hiçbiri" ile sonuçlanır. Planın acil kalemlerini bugün kabul edip diğerlerini sonraya bırakmasına izin vermek, hem hastayı tedavide tutar hem de kabul edilmeyen kalemler için ileride bir takip nedeni yaratır. Kısmen kabul edilen planı ayrı bir durum olarak izlemek, "yarım kalan potansiyeli" görmenizi sağlar.
3. Ödemeyi kolaylaştırın: taksit
Yüksek tutarlı planlarda kararı çoğu zaman tedavinin kendisi değil, ödeme biçimi belirler. Peşinat ve taksit seçeneğini planla birlikte sunmak, hastanın "bunu karşılayabilir miyim" sorusuna hemen cevap verir. Önemli olan, taksitlerin ve vadelerin kabul anında yazılı hâle gelmesi ve tahsilatların doğru taksitlere dağıtılmasıdır. Aksi hâlde birkaç ay sonra hangi taksidin ödendiği tartışma konusu olur.
4. Döviz planlarda kur belirsizliğini kaldırın
Yabancı hastalara ya da döviz bazlı fiyatlanan işlemlere sunulan planlarda, "hangi kurdan ödeyeceğim" sorusu kabulü geciktirir. Planın para birimini açıkça yazın ve TL karşılığının hangi andaki kurla belirleneceğini baştan söyleyin. Kabul anındaki resmî kurun (örneğin TCMB efektif satış kuru) plana işlenmesi, hem hastaya hem muhasebeye tek bir doğru rakam bırakır.
5. Geçerlilik süresi koyun
Süresiz plan, hastaya acele etmemesi gerektiğini söyler; fiyatlar ve kurlar değiştiğinde de kliniği zor durumda bırakır. Makul bir geçerlilik süresi (örneğin 30 gün) belirleyin ve planın üzerinde yazın. Süresi dolan plan kabul edilmemeli, güncellenmiş yeni sürüm sunulmalıdır.
6. Yanıtsız planı takip edin
Kabul oranındaki en büyük kayıp, reddedilen planlardan değil, hiç yanıt alınamayan planlardan gelir. Hasta "düşüneyim" der ve bir daha aranmaz. Basit bir kural büyük fark yaratır: sunulduktan sonra belirli bir süre (örneğin 3 gün) içinde yanıt gelmeyen her plan için sorumlu kişiye bir arama görevi açılsın. Aramada amaç baskı değil, soruları cevaplamaktır: fiyat mı, korku mu, zamanlama mı, başka bir klinikten alınan teklif mi?
Ret nedenlerini kaydedin. Altı ay sonra "planların üçte biri fiyat nedeniyle reddedildi" diyebiliyorsanız, ödeme seçeneklerinizi; "çoğu ağrı korkusu" diyebiliyorsanız, sunum dilinizi değiştirirsiniz.
7. İskontoyu kurala bağlayın
Her danışmanın kendi inisiyatifiyle indirim yapması, kısa vadede kabulü artırır ama fiyat güvenilirliğini ve kârlılığı aşındırır. Bir iskonto sınırı belirleyin (örneğin satır başına %15); bunun üzerindeki indirimler yetkili onayına bağlı olsun. Böylece indirim, gerçekten gereken durumlar için kullanılan bir araç olarak kalır.
8. Planı hazırlayan ile sonucu ilişkilendirin
Hekim ya da danışman bazında kabul oranını görmek, eğitim ihtiyacını ortaya çıkarır. Bazı kuruluşlar kabul edilen plan tutarını prim kuralına da bağlar. Bunu yaparken yalnız tutara değil hasta memnuniyetine de bakmak, gereksiz tedavi önerisini teşvik etmemek açısından önemlidir.
Ölçüm: hangi raporları izlemeli?
- Aylık sunulan / kabul edilen / kısmen kabul / reddedilen plan sayısı ve tutarı.
- Hazırlayan hekim ve danışman bazında kabul oranı.
- Hizmet kategorisine göre kabul oranı.
- Sunulmuş ve hâlâ yanıtsız planların listesi ve yaşı.
- Ret nedenlerinin dağılımı.
- Aday kaynağına göre kabul edilen tutar (hangi reklam kanalı gerçekten hasta getiriyor?).
Klinikra'da tedavi planı
Klinikra'da tedavi planı bir tekliftir: kalemler hizmet, bölge ya da diş numarası, seans, iskonto ve KDV ile girilir; plan bağlantı ve PDF olarak sunulur, sunulduktan sonra değişmez (düzeltme yeni sürümdür). Hasta kalem kalem kabul eder ve SMS koduyla ya da portaldan imzalar; TL dışı planlarda kabul anındaki TCMB kuru plana yazılır. Kabulde peşinat ve taksit planı oluşturulur; tahsilatlar vade sırasına göre taksitlere dağıtılır. Geçerlilik süresi, iskonto sınırı ve yanıtsız plan günü kuruluş ayarıdır; yanıtsız planlar için hatırlatma ve görev kuralı tanımlanabilir. Kabul oranı raporu adet ve tutar olarak hazırlanır. Ayrıntılar tedavi planı ve taksit bölümünde; diş klinikleri için diş kliniği yazılımı sayfasına bakabilirsiniz.
Kaynaklar
- Klinikra ürün kararları: tedavi planı, iskonto ve geçerlilik, kabul ve borçlandırma, taksit, TCMB kuru (docs/KARARLAR.md K-45–K-48, K-95, K-96)
- Klinikra raporları: tedavi kabul oranı, kaynak bazlı huni dönüşümü (K-70)
- Türkiye Cumhuriyet Merkez Bankası — günlük gösterge niteliğindeki döviz kurları (tcmb.gov.tr)
Bu yazıdaki sayılar yalnız hesap örneğidir; kendi oranlarınızı Klinikra raporlarından ya da kendi kayıtlarınızdan ölçün.